Sổ cái chung là gì?

Sổ cái chung đại diện cho hệ thống lưu giữ hồ sơ về dữ liệu tài chính của công ty, với các hồ sơ tài khoản ghi nợ và tín dụng được xác thực bằng số dư thử. Nó cung cấp hồ sơ về từng giao dịch tài chính diễn ra trong suốt thời gian hoạt động của một công ty và lưu giữ thông tin tài khoản cần thiết để lập báo cáo tài chính của công ty. Dữ liệu giao dịch được tách biệt theo loại, thành các tài khoản về tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí.

Bài học chính

  • Sổ cái chung là nền tảng của hệ thống kế toán kép của công ty.
  • Tài khoản sổ cái chung bao gồm tất cả dữ liệu giao dịch cần thiết để lập báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác.
  • Các giao dịch sổ cái chung là một bản tóm tắt các giao dịch được thực hiện dưới dạng mục nhật ký vào các tài khoản sổ cái phụ.
  • Số dư thử là một báo cáo liệt kê mọi tài khoản sổ cái chung và số dư của nó, giúp kiểm tra các điều chỉnh dễ dàng hơn và xác định lỗi dễ dàng hơn.

Sổ cái tổng hợpGeneral Ledger

Investopedia / Eliana Rodgers

Sổ cái chung hoạt động như thế nào

Sổ cái chung là nền tảng của một hệ thống được kế toán viên sử dụng để lưu trữ và sắp xếp dữ liệu tài chính được sử dụng để lập báo cáo tài chính của công ty. Các giao dịch được đăng lên các tài khoản sổ cái phụ riêng lẻ, như được xác định trong sơ đồ tài khoản của công ty.

Các giao dịch sau đó được kết thúc hoặc tóm tắt trong sổ cái chung và kế toán tạo ra số dư dùng thử, đóng vai trò là báo cáo về số dư của từng tài khoản sổ cái. Số dư thử được kiểm tra lỗi và điều chỉnh bằng cách đăng các mục cần thiết bổ sung, sau đó số dư thử đã điều chỉnh được sử dụng để lập báo cáo tài chính.

Sổ cái tổng hợp hoạt động như thế nào với kế toán ghi sổ kép

Sổ cái chung được sử dụng bởi các doanh nghiệp sử dụng phương pháp ghi sổ kép, có nghĩa là mỗi giao dịch tài chính ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản sổ cái phụ và mỗi mục có ít nhất một giao dịch ghi nợ và một giao dịch ghi có. Các giao dịch ghi sổ kép, được gọi là “các bút toán ghi sổ”, được đăng thành hai cột, với các bút toán ghi nợ ở bên trái và các bút toán ghi có ở bên phải, đồng thời tổng tất cả các bút toán ghi nợ và ghi có phải cân bằng.

Phương trình kế toán làm cơ sở cho kế toán kép như sau:

Tài sản − Nợ phải trả = Vốn cổ đông text{Tài sản} – text{Nợ phải trả} = text{Vốn chủ sở hữu} Tài sản − Nợ phải trả = Vốn chủ sở hữu

Bảng cân đối kế toán tuân theo định dạng này và hiển thị thông tin ở cấp độ tài khoản chi tiết. Ví dụ: bảng cân đối kế toán hiển thị một số tài khoản tài sản, bao gồm tiền mặt và các khoản phải thu, trong phần tài sản ngắn hạn.

Phương pháp kế toán kép hoạt động dựa trên yêu cầu của phương trình kế toán là các giao dịch ghi vào tài khoản bên trái dấu bằng trong công thức phải bằng tổng số giao dịch ghi vào tài khoản (hoặc các tài khoản) bên phải. Ngay cả khi phương trình được trình bày khác nhau (chẳng hạn như Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu), quy tắc cân bằng vẫn luôn được áp dụng.

Sổ cái chung cho bạn biết điều gì?

Các chi tiết giao dịch có trong sổ cái chung được tổng hợp và tóm tắt ở nhiều cấp độ khác nhau để tạo ra bảng cân đối thử, báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và nhiều báo cáo tài chính khác. Điều này giúp các kế toán viên, quản lý công ty, nhà phân tích, nhà đầu tư và các bên liên quan khác đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty một cách liên tục.

Khi chi phí tăng đột biến trong một khoảng thời gian nhất định hoặc khi công ty ghi lại các giao dịch khác ảnh hưởng đến doanh thu, thu nhập ròng hoặc các số liệu tài chính quan trọng khác, dữ liệu báo cáo tài chính thường không phản ánh toàn bộ câu chuyện. Trong trường hợp xảy ra một số loại lỗi kế toán nhất định, cần phải quay lại sổ cái chung và tìm hiểu chi tiết từng giao dịch được ghi lại để xác định vấn đề. Đôi khi, điều này có thể liên quan đến việc xem xét hàng chục mục nhật ký, nhưng bắt buộc phải duy trì các báo cáo tài chính công ty đáng tin cậy và không có sai sót.

Ví dụ về giao dịch trên bảng cân đối kế toán

Ví dụ: nếu một công ty nhận được khoản thanh toán từ khách hàng cho hóa đơn 200 đô la, kế toán viên của công ty sẽ tăng tài khoản tiền mặt với khoản ghi nợ 200 đô la và hoàn thành việc ghi có hoặc giảm 200 đô la vào các khoản phải thu. Số tiền ghi nợ và tín dụng được đăng bằng nhau.

Trong trường hợp này, một tài khoản tài sản (tiền mặt) tăng thêm 200 USD, trong khi tài khoản tài sản khác (các khoản phải thu) giảm 200 USD. Kết quả cuối cùng là cả việc tăng và giảm chỉ ảnh hưởng đến một vế của phương trình kế toán. Như vậy phương trình vẫn ở trạng thái cân bằng.

Ví dụ về giao dịch báo cáo thu nhập

Báo cáo thu nhập tuân theo công thức riêng của nó và hoạt động như sau. Khi một công ty nhận được khoản thanh toán từ khách hàng cho việc bán sản phẩm, số tiền mặt nhận được sẽ được tính vào doanh thu thuần cùng với các khoản thu từ doanh thu và lợi nhuận khác. Chi phí bán hàng được trừ vào số tiền đó để mang lại lợi nhuận gộp cho kỳ báo cáo đó.

Báo cáo thu nhập cũng sẽ tính đến các chi phí khác, chẳng hạn như chi phí bán hàng, chi phí chung và hành chính, khấu hao, lãi vay và thuế thu nhập. Sự khác biệt giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra này là thu nhập ròng của công ty trong kỳ báo cáo.

Mục đích của sổ cái chung là gì?

Trong kế toán, sổ cái chung được sử dụng để ghi lại các giao dịch đang diễn ra của công ty. Trong sổ cái chung, dữ liệu giao dịch được tổ chức thành tài sản, nợ phải trả, doanh thu, chi phí và vốn chủ sở hữu. Sau khi đóng từng sổ phụ, kế toán tiến hành đối chiếu số dư thử. Dữ liệu này từ bảng cân đối thử sau đó được sử dụng để lập báo cáo tài chính của công ty, chẳng hạn như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các báo cáo tài chính khác.

Sổ cái chung có phải là một phần của Phương pháp ghi sổ kế toán kép không?

Có, một công ty sử dụng phương pháp ghi sổ kế toán kép sẽ sử dụng phương pháp sổ cái chung để lưu trữ dữ liệu tài chính của công ty. Cụ thể, ghi sổ kế toán kép là khi mỗi giao dịch tác động đến ít nhất một giao dịch ghi nợ và một giao dịch ghi có. Nói cách khác, mỗi giao dịch xuất hiện trong hai cột, cột ghi nợ và cột tín dụng, tổng số của chúng phải cân bằng. Theo quy tắc cân bằng này, phương trình sau được áp dụng:

  • Tài sản – Nợ phải trả = Vốn chủ sở hữu.

Một ví dụ về mục nhập sổ cái chung là gì?

Hãy xem xét ví dụ sau trong đó một công ty nhận được khoản thanh toán 1.000 USD từ khách hàng cho các dịch vụ của mình. Sau đó, kế toán sẽ tăng cột tài sản lên 1.000 USD và trừ đi 1.000 USD từ các khoản phải thu. Phương trình vẫn ở trạng thái cân bằng vì sự tăng và giảm tương đương ảnh hưởng đến một bên—phía tài sản—của phương trình kế toán.