Định nghĩa ngân sách tiền mặt: Các bộ phận và cách tạo ra một bộ phận

Ngân sách tiền mặt là gì?

Ngân sách tiền mặt là ước tính về dòng tiền của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể. Đây có thể là ngân sách hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Ngân sách này được sử dụng để đánh giá liệu đơn vị có đủ tiền mặt để tiếp tục hoạt động trong khung thời gian nhất định hay không. Ngân sách tiền mặt cung cấp cho công ty cái nhìn sâu sắc về nhu cầu tiền mặt (và bất kỳ khoản thặng dư nào) và giúp xác định việc phân bổ tiền mặt hiệu quả.

Ngân sách tiền mặt hoạt động như thế nào

Các công ty sử dụng dự báo bán hàng và sản xuất để lập ngân sách tiền mặt, cùng với các giả định về các khoản chi tiêu cần thiết và các khoản thu phải thu. Ngân sách tiền mặt là cần thiết để đánh giá liệu một công ty có đủ tiền mặt để tiếp tục hoạt động hay không. Nếu một công ty không có đủ thanh khoản để hoạt động, công ty đó phải huy động thêm vốn bằng cách phát hành cổ phiếu hoặc vay thêm nợ.

Chuyển tiếp tiền mặt sẽ tính toán dòng tiền vào và dòng tiền ra trong một tháng và sử dụng số dư cuối kỳ làm số dư đầu kỳ cho tháng tiếp theo. Quá trình này cho phép công ty dự báo nhu cầu tiền mặt trong suốt cả năm và thay đổi kỳ hạn để điều chỉnh số dư tiền mặt cho tất cả các tháng trong tương lai.

Ngân sách tiền mặt ngắn hạn so với ngân sách tiền mặt dài hạn

Ngân sách tiền mặt thường được xem xét trong ngắn hạn hoặc dài hạn. Ngân sách tiền mặt ngắn hạn tập trung vào nhu cầu tiền mặt cần thiết cho tuần hoặc tháng tới trong khi ngân sách tiền mặt dài hạn tập trung vào nhu cầu tiền mặt trong năm tới vài năm tới.

Ngân sách tiền mặt ngắn hạn sẽ xem xét các mục như hóa đơn tiện ích, tiền thuê nhà, bảng lương, thanh toán cho nhà cung cấp, chi phí hoạt động khác và đầu tư. Ngân sách tiền mặt dài hạn tập trung vào thanh toán thuế hàng quý và hàng năm, các dự án chi tiêu vốn và đầu tư dài hạn. Ngân sách tiền mặt dài hạn thường yêu cầu lập kế hoạch chiến lược và phân tích chi tiết hơn vì chúng yêu cầu tiền mặt phải được giữ trong thời gian dài hơn.

Cũng cần thận trọng khi lập ngân sách cho các yêu cầu về tiền mặt cho bất kỳ trường hợp khẩn cấp hoặc nhu cầu tiền mặt bất ngờ nào có thể phát sinh, đặc biệt nếu doanh nghiệp còn mới và tất cả các khía cạnh hoạt động chưa được thực hiện đầy đủ.

Những cân nhắc đặc biệt

Quản lý ngân sách tiền mặt cũng liên quan đến việc quản lý cẩn thận sự phát triển của doanh nghiệp. Ví dụ, tất cả các doanh nghiệp đều muốn bán được nhiều hàng hơn và phát triển hơn, nhưng điều quan trọng là phải làm được điều đó một cách bền vững.

Ví dụ: một công ty có thể thực hiện chiến lược tiếp thị để nâng cao nhận thức về thương hiệu và bán được nhiều sản phẩm hơn. Chiến dịch quảng cáo thành công và nhu cầu về sản phẩm tăng cao. Ví dụ, nếu công ty không được chuẩn bị để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng này thì có thể không có đủ máy móc để sản xuất nhiều hàng hóa hơn, không đủ nhân viên để tiến hành kiểm tra chất lượng hoặc không đủ nhà cung cấp để đặt hàng nguyên liệu thô cần thiết, thì công ty có thể có nhiều khách hàng không hài lòng.

Công ty có thể muốn xây dựng tất cả những khía cạnh này để đáp ứng nhu cầu, nhưng nếu không có đủ tiền mặt hoặc tài chính để thực hiện điều đó thì công ty sẽ không thể thực hiện được. Vì vậy, điều quan trọng là phải quản lý doanh thu và chi phí để đạt được mức dòng tiền tối ưu.

Ví dụ về ngân sách tiền mặt

Ví dụ: giả sử ABC Clothing sản xuất giày và ước tính doanh thu là 300.000 USD trong các tháng 6, 7 và 8. Với giá bán lẻ 60 USD/đôi, công ty ước tính doanh số bán hàng là 5.000 đôi giày mỗi tháng. ABC dự báo rằng 80% tiền mặt từ việc bán hàng này sẽ được thu trong tháng sau khi bán hàng và 20% còn lại sẽ được thu hai tháng sau khi bán hàng. Số dư tiền mặt đầu tháng 7 được dự đoán là 20.000 USD và ngân sách tiền mặt giả định 80% doanh thu tháng 6 sẽ được thu vào tháng 7, tương đương 240.000 USD (80% của 300.000 USD). ABC cũng dự kiến dòng tiền vào sẽ là 100.000 USD từ doanh thu bán hàng hồi đầu năm.

Về mặt chi phí, ABC cũng phải tính toán chi phí sản xuất cần thiết để sản xuất giày và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Công ty dự kiến sẽ có 1.000 đôi giày trong kho ban đầu, nghĩa là phải sản xuất tối thiểu 4.000 đôi trong tháng 7. Nếu chi phí sản xuất là 50 USD mỗi cặp, ABC sẽ chi 200.000 USD (50 USD x 4.000) trong tháng 7 cho giá vốn hàng bán, tức là chi phí sản xuất. Công ty cũng dự kiến sẽ phải trả 60.000 USD cho những chi phí không liên quan trực tiếp đến sản xuất, chẳng hạn như bảo hiểm.

ABC tính toán dòng tiền vào bằng cách cộng các khoản phải thu thu được trong tháng 7 vào số dư đầu kỳ, là 360.000 USD (số dư đầu tháng 7 là 20.000 USD + 240.000 USD trong doanh thu tháng 6 thu được trong tháng 7 + 100.000 USD trong dòng tiền từ doanh số bán hàng trước đó). Sau đó, công ty sẽ trừ đi số tiền mặt cần thiết để chi trả cho hoạt động sản xuất và các chi phí khác. Tổng số đó là 260.000 USD (200.000 USD giá vốn hàng bán + 60.000 USD chi phí khác). Số dư tiền mặt cuối tháng 7 của ABC là 100.000 USD, tương đương 360.000 USD dòng tiền vào trừ đi 260.000 USD dòng tiền chi.