Nợ: Định nghĩa và mối quan hệ với tín dụng

Khoản ghi nợ là một mục kế toán dẫn đến tăng tài sản hoặc giảm nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán của công ty. Trong kế toán cơ bản, các khoản ghi nợ được cân bằng bởi các khoản tín dụng, hoạt động theo hướng hoàn toàn ngược lại.

Ví dụ, nếu một công ty vay tiền để mua thiết bị, công ty sẽ đồng thời ghi nợ tài sản cố định và ghi có vào tài khoản nợ, tùy thuộc vào bản chất của khoản vay. Chữ viết tắt của ghi nợ đôi khi là “dr”, viết tắt của “con nợ”.

Sự khác biệt giữa Ghi nợ và Tín dụng là gì?

Ghi nợ là một tính năng được tìm thấy trong tất cả các hệ thống kế toán kép. Các khoản ghi nợ là đối diện của các khoản tín dụng.

Trong một mục nhật ký tiêu chuẩn, tất cả các khoản ghi nợ được đặt ở dòng trên cùng, trong khi tất cả các khoản ghi có được liệt kê ở dòng bên dưới các khoản ghi nợ. Khi sử dụng tài khoản chữ T, khoản ghi nợ nằm ở phía bên trái của biểu đồ trong khi khoản ghi có ở phía bên phải. Các khoản ghi nợ và tín dụng được sử dụng trong số dư thử và số dư thử đã điều chỉnh để đảm bảo rằng tất cả các mục đều cân bằng. Tổng số tiền bằng đô la của tất cả các khoản ghi nợ phải bằng tổng số tiền bằng đô la của tất cả các khoản tín dụng. Nói cách khác, tài chính phải cân bằng.

Khoản nợ treo lơ lửng là số dư nợ không có số dư tín dụng bù trừ có thể cho phép xóa nợ. Nó xảy ra trong kế toán tài chính và phản ánh sự khác biệt trong bảng cân đối kế toán của công ty, cũng như khi công ty mua thiện chí hoặc dịch vụ để tạo khoản ghi nợ.

Ví dụ: nếu Barnes & Noble bán sách trị giá 20.000 đô la, họ sẽ ghi nợ tài khoản tiền mặt 20.000 đô la và ghi có vào tài khoản sổ sách hoặc hàng tồn kho 20.000 đô la. Hệ thống ghi sổ kép này cho thấy công ty hiện có thêm 20.000 USD tiền mặt và tương ứng ít hơn 20.000 USD trong sổ sách.

Số dư kế toán thông thường

Một số loại tài khoản có số dư tự nhiên trong hệ thống kế toán tài chính. Tài sản và chi phí có số dư nợ tự nhiên. Điều này có nghĩa là các giá trị dương của tài sản và chi phí sẽ được ghi nợ và số dư âm sẽ được ghi có.

Ví dụ: khi nhận được 1.000 đô la tiền mặt, mục nhật ký sẽ bao gồm khoản ghi nợ 1.000 đô la vào tài khoản tiền mặt trong bảng cân đối kế toán vì tiền mặt đang tăng lên. Nếu một giao dịch khác liên quan đến việc thanh toán 500 USD tiền mặt, mục nhật ký sẽ có khoản ghi có vào tài khoản tiền mặt là 500 USD vì tiền mặt đang bị giảm. Trên thực tế, khoản ghi nợ làm tăng tài khoản chi phí trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và khoản ghi nợ làm giảm tài khoản đó.

Các tài khoản nợ, doanh thu và vốn chủ sở hữu đều có số dư tín dụng tự nhiên. Nếu khoản ghi nợ được áp dụng cho bất kỳ tài khoản nào trong số này, số dư tài khoản đã giảm. Ví dụ: việc ghi nợ vào tài khoản phải trả trong bảng cân đối kế toán cho thấy khoản nợ phải trả được giảm bớt. Tín dụng bù trừ rất có thể là tín dụng bằng tiền mặt vì việc giảm nghĩa vụ nợ có nghĩa là khoản nợ đang được thanh toán và tiền mặt là một dòng tiền ra. Đối với các tài khoản doanh thu trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, các mục ghi nợ sẽ làm giảm tài khoản, trong khi ghi có sẽ làm tăng tài khoản.

Ghi chú ghi nợ

Giấy báo nợ là một hình thức bằng chứng cho thấy một doanh nghiệp đã tạo một mục ghi nợ hợp pháp trong quá trình giao dịch với một doanh nghiệp khác (B2B). Điều này có thể xảy ra khi người mua trả lại nguyên liệu cho nhà cung cấp và cần xác nhận số tiền được hoàn lại. Trong trường hợp này, người mua phát hành giấy báo nợ phản ánh giao dịch kế toán.

Một doanh nghiệp có thể phát hành giấy báo nợ để đáp lại giấy báo có đã nhận được. Những sai sót (thường là lãi suất và phí) trong hóa đơn bán hàng, mua hàng hoặc cho vay có thể khiến công ty phát hành giấy báo nợ để giúp sửa lỗi.

Giấy ghi nợ hoặc biên lai ghi nợ rất giống với hóa đơn. Sự khác biệt chính là hóa đơn luôn thể hiện doanh số bán hàng, trong khi giấy ghi nợ và biên lai ghi nợ phản ánh các điều chỉnh hoặc lợi nhuận trên các giao dịch đã diễn ra.

Ghi nợ ký quỹ

Khi mua ký quỹ, các nhà đầu tư vay tiền từ công ty môi giới của họ và sau đó kết hợp số tiền đó với tiền của chính họ để mua số lượng cổ phiếu lớn hơn số lượng mà họ có thể mua bằng tiền của chính mình. Số tiền ghi nợ được công ty môi giới ghi lại trong tài khoản của nhà đầu tư thể hiện chi phí tiền mặt của giao dịch đối với nhà đầu tư.

Số dư nợ, trong tài khoản ký quỹ, là số tiền mà khách hàng nợ người môi giới (hoặc người cho vay khác) đối với số tiền ứng trước để mua chứng khoán. Số dư nợ là số tiền mà khách hàng phải đưa vào tài khoản ký quỹ của mình, sau khi thực hiện thành công lệnh mua bảo đảm, để thanh toán giao dịch một cách hợp lý.

Số dư nợ có thể được đối chiếu với số dư tín dụng. Mặc dù vị thế ký quỹ mua có số dư nợ, tài khoản ký quỹ chỉ có vị thế bán sẽ hiển thị số dư có. Số dư tín dụng là tổng số tiền thu được từ việc bán khống và số tiền ký quỹ được yêu cầu theo Quy định T.

Đôi khi, tài khoản ký quỹ của nhà giao dịch có cả vị thế ký quỹ mua và bán. Số dư nợ được điều chỉnh là số tiền trong tài khoản ký quỹ mà công ty môi giới nợ công ty môi giới, trừ đi lợi nhuận từ việc bán khống và số dư trong tài khoản linh tinh đặc biệt (SMA).

Tài khoản Contra

Một số tài khoản nhất định được sử dụng cho mục đích định giá và được trình bày trên báo cáo tài chính đối diện với số dư thông thường. Những tài khoản này được gọi là tài khoản contra. Mục ghi nợ vào tài khoản đối chiếu có tác dụng ngược lại với tài khoản bình thường.

Ví dụ: khoản trợ cấp cho các tài khoản không thể thu hồi được sẽ bù đắp cho các khoản tài sản phải thu. Vì khoản trợ cấp là tài sản âm nên khoản ghi nợ thực sự làm giảm khoản trợ cấp. Khoản ghi nợ của tài sản đối nghịch trái ngược với khoản ghi nợ của tài khoản thông thường, điều này làm tăng tài sản.

Điểm mấu chốt

Nợ là một mục kế toán làm giảm nợ phải trả hoặc tăng tài sản. Trong sổ sách kế toán kép, tất cả các khoản ghi nợ được thực hiện ở bên trái của sổ cái và phải được bù đắp bằng các khoản ghi có tương ứng ở bên phải của sổ cái. Trên bảng cân đối kế toán, các giá trị dương của tài sản và chi phí được ghi nợ và số dư âm được ghi có.