Phòng dữ liệu ảo là gì?

Phòng dữ liệu ảo (VDR), còn được gọi là phòng giao dịch, là kho lưu trữ trực tuyến an toàn để lưu trữ và phân phối tài liệu. Nó thường được sử dụng trong quá trình thẩm định trước khi sáp nhập hoặc mua lại để xem xét, chia sẻ và tiết lộ tài liệu của công ty.

Bài học chính

  • Phòng dữ liệu ảo hay VDR tồn tại như một cách an toàn để lưu trữ tài liệu mà nhiều người cần truy cập đồng thời.
  • VDR thường được các doanh nghiệp sử dụng khi họ sáp nhập, làm việc trong một dự án hoặc liên doanh khác yêu cầu quyền truy cập vào dữ liệu được chia sẻ.
  • VDR được coi là an toàn hơn các tài liệu vật lý vì không có nguy cơ bị mất trong quá trình vận chuyển hoặc bị vô tình phá hủy.
  • Nói chung, các hành động như sao chép, in và chuyển tiếp bị vô hiệu hóa trong VDR.

Tìm hiểu phòng dữ liệu ảo

Các phòng dữ liệu ảo ngày càng thay thế các phòng dữ liệu vật lý truyền thống được sử dụng để tiết lộ và chia sẻ tài liệu. Với quá trình toàn cầu hóa kinh doanh và sự giám sát ngày càng tăng để giảm chi phí, phòng dữ liệu ảo là một giải pháp thay thế hấp dẫn cho phòng dữ liệu vật lý. Phòng dữ liệu ảo có thể truy cập rộng rãi, có sẵn ngay lập tức và an toàn hơn.

Khi mối lo ngại về bảo mật ngày càng tăng và các sự cố vi phạm ngày càng gia tăng, các nhà cung cấp VDR đang phát triển cơ sở dữ liệu phức tạp và đáng tin cậy hơn. Phát hành lần đầu ra công chúng (IPO), hoạt động kiểm toán và quan hệ đối tác hoặc các doanh nghiệp khác phải hợp tác và chia sẻ thông tin sẽ sử dụng phòng dữ liệu ảo.

Công dụng của Phòng Dữ liệu Ảo

Thủ tục sáp nhập và mua lại (M&A) là cách sử dụng VDR phổ biến nhất. Các kho lưu trữ này cung cấp một nơi cho sự thẩm định cần thiết trong quá trình hoàn tất thỏa thuận. Các giao dịch kinh doanh này liên quan đến một lượng lớn tài liệu, nhiều tài liệu trong số đó là bí mật và chứa thông tin nhạy cảm. Sử dụng VDR là cách an toàn và đáng tin cậy để tất cả các bên quan tâm xem xét và trao đổi tài liệu khi họ tham gia đàm phán.

Các doanh nghiệp thường làm việc với nhau để sản xuất và chế tạo các sản phẩm trong quá trình xây dựng tòa nhà và cung cấp dịch vụ. Việc hình thành và duy trì các mối quan hệ kinh doanh này đòi hỏi phải có hợp đồng và truyền dữ liệu thường xuyên. Phòng dữ liệu ảo cung cấp nơi lưu trữ các hợp đồng này và cung cấp các tài liệu sẵn có cần thiết để tiếp tục hợp tác kinh doanh. Ví dụ: những thay đổi do kỹ sư thực hiện đối với bản thiết kế kết cấu sẽ ngay lập tức được cung cấp cho tất cả các nhà thầu tham gia dự án.

Kiểm toán các hoạt động, sự tuân thủ và tài khoản của công ty là một hoạt động phổ biến ở tất cả các doanh nghiệp. Quá trình này thường gặp khó khăn vì người lao động phải tương tác với các cơ quan quản lý và điều chỉnh bên ngoài. Ngoài ra, ngày nay nhiều công ty có văn phòng ở những địa điểm xa xôi và trên toàn cầu ở nhiều múi giờ khác nhau.

Việc sử dụng phòng dữ liệu ảo cho phép luật sư, kế toán, cơ quan quản lý nội bộ và bên ngoài cũng như các bên quan tâm khác có một điểm truy cập tập trung. Cung cấp một hệ thống trung tâm làm giảm sai sót và thời gian. Ngoài ra, nó còn mang lại sự minh bạch trong giao tiếp. Tùy thuộc vào loại hình kiểm toán, mức độ truy cập và thẩm quyền khác nhau.

Chào bán cổ phiếu lần đầu ra công chúng (IPO) là một nhiệm vụ khó khăn đòi hỏi một lượng giấy tờ khổng lồ. Giống như kiểm toán, tính minh bạch là điều cần thiết. Các công ty phải tạo, trao đổi, lưu giữ và quản lý khối lượng lớn tài liệu. Do tính chất của giao dịch, hầu hết người dùng sẽ có quyền truy cập hạn chế, chẳng hạn như “chỉ xem”. Khả năng sao chép, chuyển tiếp hoặc in có thể bị cấm.

Thay thế cho VDR

Mặc dù phòng dữ liệu ảo mang lại nhiều lợi ích nhưng không phải ngành nào cũng phù hợp. Ví dụ: một số chính phủ có thể chọn tiếp tục sử dụng các phòng dữ liệu vật lý để trao đổi thông tin có tính bảo mật cao. Thiệt hại từ các cuộc tấn công mạng và vi phạm dữ liệu tiềm ẩn vượt quá lợi ích mà các phòng dữ liệu ảo mang lại. Kết quả của những sự kiện như vậy có thể là thảm họa nếu các bên đe dọa truy cập thông tin mật. Trong những trường hợp đó, việc sử dụng VDR sẽ không được xem xét.