Thanh toán theo chu kỳ: Nó là gì, nó hoạt động như thế nào, ưu và nhược điểm

Thanh toán theo chu kỳ là gì?

Lập hóa đơn theo chu kỳ là phương pháp lập hóa đơn cho các khách hàng khác nhau dựa trên lịch trình thay vì lập hóa đơn cho tất cả các tài khoản cùng một lúc vào một ngày. Các báo cáo được chuẩn bị và gửi đi theo những khoảng thời gian khác nhau, dàn trải khối lượng công việc của công ty và giúp công ty dễ dàng theo dõi xem ai đã được lập hoá đơn.

Cách thức thanh toán theo chu kỳ hoạt động

Thanh toán theo chu kỳ là một chiến lược lập hóa đơn liên quan đến việc lập hóa đơn cho một tỷ lệ phần trăm khách hàng được chỉ định mỗi ngày, thay vì lập hóa đơn cho tất cả khách hàng cùng nhau, có thể vào cuối tháng.

Các công ty áp dụng kỹ thuật này có thể thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Các phương pháp bao gồm gửi hóa đơn cho số tiền còn nợ lớn nhất vào ngày đầu tiên của mỗi tháng, tiếp theo là số tiền thanh toán nhỏ hơn vào ngày thứ hai hàng tháng hoặc muộn hơn. Khách hàng cũng có thể được lập hóa đơn dựa trên thứ tự bảng chữ cái, ngày trong tháng mở tài khoản hoặc ngày khách hàng chọn thanh toán khi thiết lập tài khoản.

Ngày bắt đầu chu kỳ có thể phụ thuộc vào loại dịch vụ được cung cấp và nhu cầu của khách hàng. Ví dụ: nhà cung cấp truyền hình cáp có thể chọn đặt chu kỳ thanh toán của khách hàng phù hợp với thời điểm khách hàng đó bắt đầu dịch vụ.

Thanh toán theo chu kỳ khác với thông lệ phổ biến là phát hành tất cả hóa đơn vào cùng một ngày. Thanh toán một ngày thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp có ngày đến hạn chung cho các dịch vụ hoặc tiền thuê. Ví dụ: một khu chung cư có thể gửi hóa đơn thuê nhà vào ngày đầu tiên hàng tháng, bất kể thời điểm người thuê nhà ký hợp đồng thuê riêng.

Ưu điểm và nhược điểm của thanh toán theo chu kỳ

Thanh toán theo chu kỳ cho phép nhà cung cấp giảm bớt khối lượng công việc thanh toán cần hoàn thành vào bất kỳ ngày nào, xây dựng lịch trình tùy chỉnh và dễ dàng theo dõi khách hàng nào đã và chưa được lập hóa đơn. Việc áp dụng mô hình cụ thể này có thể giúp giảm chi phí bán hàng, chi phí chung và chi phí hành chính (SG&A) do việc theo dõi số lượng hoá đơn gửi đi trở nên đơn giản và ít xảy ra lỗi hơn.

Mặt khác, kỹ thuật thanh toán theo chu kỳ có thể có tác động tiêu cực đến dòng tiền vì một số hóa đơn có thể bị trì hoãn vài ngày kể từ thời điểm chúng thường được phát hành. Ngoài ra, một nhà cung cấp nhỏ hơn đang gặp khó khăn trong việc theo dõi hóa đơn và số tiền còn nợ có thể cảm thấy choáng ngợp khi phải cập nhật các báo cáo khác nhau tương ứng với các ngày khác nhau.

Những cân nhắc đặc biệt

Các doanh nghiệp sử dụng thanh toán theo chu kỳ có thể thiết lập các độ dài chu kỳ thanh toán khác nhau. Các nhà cung cấp có thể rút ngắn hoặc kéo dài khoảng thời gian giữa các lần thanh toán để quản lý dòng tiền hoặc điều chỉnh theo sự thay đổi về mức độ tin cậy của khách hàng.

Ví dụ: một nhà bán buôn cho một chuỗi siêu thị có thể cần đẩy nhanh việc nhận dòng tiền vì công ty mà họ cho thuê xe tải giao hàng đã thắt chặt chu kỳ thanh toán. Một ví dụ khác là trường hợp một nhà bán buôn hàng điện tử tiêu dùng có một khách hàng thuộc chuỗi bán lẻ thanh toán chậm. Vì tài khoản này rủi ro hơn nên người bán buôn có thể quyết định giảm chu kỳ thanh toán từ bốn tuần xuống còn ba tuần.

Chu kỳ thanh toán cũng có thể kéo dài quá một tháng, chẳng hạn như trường hợp một khách hàng doanh nghiệp lớn yêu cầu chu kỳ thanh toán 45 ngày cho một số dịch vụ nhất định. Nếu khả năng trả nợ của khách hàng này tốt thì nhà cung cấp có thể đồng ý với chu kỳ dài hơn.