Thanh toán theo tiến độ: Định nghĩa, Mục đích, Lợi ích và Ví dụ

Thanh toán tiến độ là gì?

Hóa đơn tiến độ là hóa đơn yêu cầu thanh toán cho công việc đã hoàn thành cho đến nay. Các hóa đơn tiến độ được chuẩn bị và nộp để thanh toán ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình thực hiện một dự án lớn.

Loại thanh toán này phổ biến trong các dự án kéo dài trong thời gian dài. Nó cho phép người lập hoá đơn – thường là nhà thầu – tài trợ cho dự án và chính họ khi dự án tiếp tục.

Hóa đơn thanh toán tiến độ có thể bao gồm số tiền hợp đồng ban đầu, số tiền khách hàng đã thanh toán cho đến nay cũng như phần trăm công việc đã hoàn thành. Tuy nhiên, hóa đơn tiến độ có thể bao gồm các hạng mục khác mà chủ sở hữu và nhà thầu nên hiểu và giải quyết trước khi bắt đầu công việc.

Hiểu hóa đơn tiến độ

Thanh toán theo tiến độ cho phép các nhà thầu lập hóa đơn cho khách hàng của họ theo từng bước khi dự án đang được tiến hành. Để thanh toán theo tiến độ có hiệu quả, khách hàng và nhà thầu phải đồng ý với lịch thanh toán khi hóa đơn sẽ được gửi để thanh toán.

Chúng rất hữu ích cho các dự án dài hạn thường có ngân sách lớn. Việc thanh toán theo tiến độ giúp khách hàng không phải cấp vốn trước cho dự án. Nhà thầu cũng được hưởng lợi bằng cách được thanh toán định kỳ và cũng có thể thanh toán các chi phí như nguyên liệu thô trong quá trình thực hiện dự án bằng cách lập hoá đơn ở các giai đoạn khác nhau.

Các khoản thanh toán được dựa trên tỷ lệ phần trăm hoàn thành dự án đã được xác minh. Nói cách khác, các khoản thanh toán có thể được chia nhỏ khi dự án tiến triển dựa trên các mốc quan trọng cụ thể do một hoặc cả hai bên đặt ra. Số dư cuối cùng còn lại thường được chuyển cho nhà thầu sau khi dự án hoàn thành và khách hàng hài lòng với công việc.

Những gì được bao gồm trong Thanh toán tiến độ

Thông tin trong hóa đơn tiến độ khác với thông lệ lập hóa đơn thông thường của nhiều công ty. Một số chi tiết tài chính có thể bao gồm:

• Tổng số tiền hợp đồng phải trả cho dự án
• Mọi thay đổi đã được phê duyệt cũng như số tiền nợ đã điều chỉnh
• Tổng số tiền được thanh toán tính đến thời điểm đó
• Tỷ lệ hoàn thành hiện tại của dự án
• Số dư còn lại khi hoàn thành dự án

Biểu giá trị

Thanh toán tiến độ bao gồm một kỹ thuật được gọi là lịch trình giá trị, trong đó phác thảo các chi phí hoặc giá trị khác nhau cho từng nhiệm vụ của dự án. Bảng giá trị rất phổ biến trong ngành xây dựng, theo đó chủ sở hữu và nhà thầu làm việc cùng nhau để xác định số tiền sẽ chi cho mỗi giai đoạn của dự án. Trong quá trình thanh toán tiến độ, một giá trị được chỉ định cho từng giai đoạn như một phần của lịch trình. Ngoài ra, tỷ lệ phần trăm hoàn thành có thể được thiết lập cho từng giai đoạn khi tiến độ của dự án tổng thể được thực hiện.

Bảng giá trị cũng giúp xác định liệu có vượt quá chi phí hay dự án nằm trong ngân sách hay không. Ví dụ: bảng giá trị sẽ hiển thị số tiền được trả cho mỗi nhiệm vụ cũng như ước tính ban đầu. Kết quả là, có thể xác định được thời điểm nào trong giai đoạn xây dựng mà dự án đã vượt quá chi phí dự án ước tính.

Việc có một bảng giá trị được đưa vào quy trình thanh toán theo tiến độ sẽ giúp các nhà thầu và chủ sở hữu phát triển một quy trình minh bạch trong đó tất cả các chi tiết tài chính đều được biết trước. Nó cũng bảo vệ các công ty xây dựng về mặt pháp lý và tài chính bằng cách đưa ra các ước tính bằng văn bản để không có bất ngờ nào xảy ra khi hoàn thành dự án.

Phần trăm được giữ lại

Trong một số dự án, chủ sở hữu có thể giữ lại một số tiền hoặc tỷ lệ phần trăm cụ thể cho đến khi dự án hoàn thành. Số tiền giữ lại hoặc giữ lại có thể từ 5% đến 10% tổng dự án hoặc cho từng giá trị tiến độ. Về cơ bản, tiền được giữ dự trữ trong trường hợp có bất kỳ vấn đề nào trong dự án.

Khoản giữ lại cũng giúp bảo vệ chủ sở hữu trong trường hợp dự án không hoàn thành, hợp đồng được tuân thủ đúng hoặc nếu có bất kỳ vấn đề nào với nhà thầu và nhà thầu phụ. Tuy nhiên, số tiền giữ lại có thể tạo ra vấn đề về dòng tiền cho công ty xây dựng. Do đó, cả chủ sở hữu và nhà thầu đều phải sớm đưa ra số tiền giữ lại đã thỏa thuận trong quá trình này.

Ai sử dụng hóa đơn tiến độ?

Việc lập hóa đơn theo tiến độ khá phổ biến ở một số ngành khác nhau, bao gồm cả các dự án xây dựng. Nhiều thợ lợp nhà, thợ sửa ống nước, tổng thầu, họa sĩ, thợ điện và thợ sửa ống nước sẽ sử dụng hóa đơn tiến độ như một phần công việc kinh doanh của họ. Chi phí nguyên vật liệu, nhân công và sự chậm trễ trong xây dựng là một số lý do khiến ngành này sử dụng hóa đơn tiến độ.

Chúng cũng được sử dụng trong ngành hàng không vũ trụ và quốc phòng vì những dự án này thường có ngân sách rất lớn và có thể mất nhiều năm để hoàn thành. Do đó, thanh toán theo tiến độ là một giải pháp tự nhiên.

Những cân nhắc đặc biệt: Tính đến những thay đổi về chi phí

Thông thường, chi phí của dự án sẽ thay đổi tùy theo tổng số tiền liên quan và mức độ phức tạp của dự án. Hợp đồng xây dựng nêu rõ cách khách hàng chấp thuận thay đổi chi phí và thông thường, khách hàng phải ký tên tắt hoặc ký vào tài liệu cho biết những thay đổi cụ thể. Tuy nhiên, một số chi phí vượt mức là không thể tránh khỏi trong khi một số khác là do thiếu kế hoạch. Một số chi phí vượt mức phổ biến có thể bao gồm:

• Chủ sở hữu thay đổi phạm vi nhiệm vụ dự án hoặc yêu cầu công việc bổ sung
• Thiệt hại bất ngờ đối với một dự án hoặc tòa nhà như mối mọt, nấm mốc hoặc hư hỏng do nước
• Lỗi thiết kế hoặc lập kế hoạch dự án kém
• Thay đổi giá nhân công hoặc vật liệu, đặc biệt nếu đó là một dự án mở rộng

Nhiều nhà thầu tính đến trợ cấp giá, chẳng hạn như một tỷ lệ phần trăm nhỏ mang lại khả năng tăng giá của dự án. Chủ đầu tư nên thảo luận với nhà thầu về mức độ cho phép về giá.

Ví dụ về Thanh toán tiến độ

Sau khi khách hàng lựa chọn được nhà thầu, hai bên sẽ đàm phán các điều khoản của hợp đồng. Quá trình này bao gồm việc thiết lập lịch trình hoặc tần suất thanh toán theo các mốc quan trọng nhất định đã được hai bên thống nhất. Sau khi công việc bắt đầu và đạt được các mốc quan trọng, nhà thầu có thể bắt đầu gửi hóa đơn cho khách hàng.

Giả sử ABC Construction ký thỏa thuận xây dựng một tòa nhà văn phòng với giá 1,6 triệu USD trong thời gian hai năm và lợi nhuận của ABC là 600.000 USD.

Tổng chi phí và lợi nhuận của dự án sẽ được chia như sau:

• Chi phí 1.000.000 USD
• 600.000 USD tiền lãi

Năm Một

• Trong năm thứ nhất, 40% dự án đã hoàn thành
• Công ty lập hoá đơn cho khách hàng 640.000 USD (40% x 1.600.000 USD)
• Công ty ghi nhận lợi nhuận là 240.000 USD trong năm đầu tiên (tổng lợi nhuận là 40% x 600.000 USD).

Năm thứ hai

• Năm thứ hai, 100% dự án đã hoàn thành
• Công ty gửi hóa đơn cho khách hàng 60% còn nợ hoặc 960.000 USD (60% x 1.600.000 USD)
• Công ty ghi nhận lợi nhuận là 360.000 USD trong năm thứ hai (tổng lợi nhuận là 60% x 600.000 USD).