Lỗi kế toán là gì?

Sai sót kế toán là sai sót trong việc ghi chép kế toán không cố ý. Khi phát hiện ra lỗi hay nhầm lẫn thường được sửa chữa ngay lập tức. Nếu không có giải pháp ngay lập tức, một cuộc điều tra về lỗi sẽ được tiến hành. Không nên nhầm lẫn sai sót kế toán với gian lận, là hành động cố ý che giấu hoặc thay đổi các mục nhập vì lợi ích của công ty. Mặc dù có rất nhiều loại sai sót nhưng lỗi kế toán phổ biến nhất là sai sót về văn thư hoặc sai sót về nguyên tắc kế toán.

Bài học chính

  • Sai sót kế toán là sai sót trong việc ghi chép kế toán không cố ý.
  • Không nên nhầm lẫn sai sót kế toán với gian lận, là hành động cố ý che giấu hoặc thay đổi các mục nhập vì lợi ích của công ty.
  • Lỗi kế toán có thể bao gồm việc sao chép cùng một mục nhập hoặc một tài khoản được ghi lại chính xác nhưng gửi sai khách hàng hoặc nhà cung cấp.
  • Lỗi thiếu sót liên quan đến việc không có mục nào được ghi lại mặc dù giao dịch xảy ra trong kỳ.

Hiểu lỗi kế toán

Lỗi kế toán là lỗi kế toán không chủ ý và đôi khi rất dễ nhận biết và sửa chữa. Ví dụ: nếu tổng số tiền ghi nợ và ghi có không bằng nhau trong số dư thử, kế toán viên có thể dễ dàng biết tài khoản nào không chính xác. Số dư thử là một loại bảng tính mà kế toán viên sử dụng để ghi lại các mục ghi nợ và tín dụng. Tổng số từ số dư thử sau đó sẽ được chuyển sang báo cáo tài chính vào cuối kỳ báo cáo. Tuy nhiên, có những trường hợp có sai sót về kế toán nhưng số dư dùng thử không bị mất cân bằng nên việc xác định và sửa lỗi sẽ khó khăn hơn.

Các loại lỗi kế toán

Có rất nhiều loại lỗi kế toán và một số lỗi phổ biến nhất được liệt kê dưới đây.

Lỗi nhập bản gốc

Lỗi nhập sai là khi gửi sai số tiền vào tài khoản. Lỗi đăng sai số tiền cũng sẽ được phản ánh trong bất kỳ tài khoản nào khác có liên quan đến giao dịch. Nói cách khác, tất cả các tài khoản liên quan sẽ ở trạng thái cân bằng nhưng sai số lượng.

Lỗi trùng lặp

Lỗi sao chép là khi một mục kế toán bị trùng lặp, nghĩa là nó bị ghi nợ hoặc ghi có hai lần cho cùng một mục nhập. Ví dụ: một khoản chi phí được ghi nợ hai lần cho cùng một số tiền sẽ là lỗi trùng lặp.

Lỗi bỏ sót

Lỗi thiếu sót là khi mục nhập không được thực hiện mặc dù giao dịch đã xảy ra trong kỳ. Ví dụ: tài khoản phải trả, là khoản nợ ngắn hạn mà công ty nợ nhà cung cấp và nhà cung cấp, không được ghi có khi hàng hóa được mua chịu. Điều này thường xảy ra khi có nhiều hóa đơn của nhà cung cấp cần được ghi lại nhưng hóa đơn bị thất lạc hoặc ghi không đúng.

Lỗi thiếu sót cũng có thể bao gồm việc quên ghi lại việc bán sản phẩm cho khách hàng hoặc doanh thu nhận được từ các khoản phải thu. Các khoản phải thu phản ánh số tiền mà khách hàng nợ công ty đối với sản phẩm đã bán.

Lỗi đảo ngược mục nhập

Lỗi đảo ngược mục nhập là khi mục kế toán được đăng sai hướng, nghĩa là khoản ghi nợ được ghi là có hoặc ngược lại. Ví dụ: giá vốn hàng bán, bao gồm nguyên liệu thô và hàng tồn kho, được ghi có thay vì ghi nợ và hàng tồn kho thành phẩm được ghi nợ thay vì ghi có.

Lỗi nguyên tắc

Sai sót về nguyên tắc kế toán xảy ra khi áp dụng sai nguyên tắc kế toán. Ví dụ: việc mua thiết bị được ghi nhận là chi phí hoạt động. Chi phí hoạt động là chi phí hàng ngày và không bao gồm việc mua tài sản cố định. Ngoài ra, việc mua tài sản phải được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán trong khi chi phí hoạt động phải được ghi nhận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Lỗi hoa hồng

Lỗi hoa hồng là lỗi xảy ra khi nhân viên kế toán hoặc kế toán ghi nợ hoặc ghi có vào đúng tài khoản nhưng vào sai tài khoản phụ hoặc sổ cái. Ví dụ: số tiền nhận được từ khách hàng sẽ được ghi có đúng vào tài khoản phải thu nhưng lại được ghi sai vào tài khoản khách hàng. Lỗi sẽ hiển thị trên sổ cái phụ các khoản phải thu, trong đó chứa tất cả hóa đơn và giao dịch của khách hàng.

Khoản thanh toán cho nhà cung cấp được ghi nhận là tài khoản phải trả nhưng gửi nhầm hóa đơn hoặc nhà cung cấp cũng là lỗi hoa hồng. Lỗi sẽ hiển thị như được gửi đến nhà cung cấp sai trên sổ cái phụ tài khoản phải trả.

Lỗi bù

Lỗi bù là khi một lỗi đã được bù bằng một mục bù cũng bị lỗi. Ví dụ: số tiền sai được ghi vào hàng tồn kho và được cân đối bằng số tiền sai tương tự được ghi vào tài khoản phải trả để thanh toán cho hàng tồn kho đó.

Phát hiện và ngăn ngừa sai sót kế toán

Những lỗi kế toán không chủ ý thường xảy ra nếu người ghi nhật ký không cẩn thận hoặc phần mềm kế toán đã lỗi thời. Việc phát hiện ra những sai sót như vậy thường xảy ra khi các công ty tiến hành khóa sổ cuối tháng. Một số công ty có thể thực hiện nhiệm vụ này vào cuối mỗi tuần. Hầu hết các lỗi, nếu không phải tất cả, đều có thể được sửa chữa khá dễ dàng.

Việc kiểm tra có thể cần thiết nếu sự khác biệt trọng yếu không thể được giải quyết nhanh chóng. Phương pháp thông thường để xử lý những khác biệt không trọng yếu là tạo một tài khoản tạm thời trên bảng cân đối kế toán hoặc trừ số tiền nhỏ trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thành “khác”.

Việc theo dõi hóa đơn gửi cho khách hàng và nhà cung cấp cũng như đảm bảo chúng được nhập ngay lập tức và chính xác vào phần mềm kế toán có thể giúp giảm thiểu các lỗi văn thư. Việc đối chiếu ngân hàng hàng tháng có thể giúp phát hiện sai sót trước kỳ báo cáo vào cuối quý hoặc năm tài chính. Đối chiếu ngân hàng là sự so sánh các hồ sơ và giao dịch tài chính nội bộ của công ty với hồ sơ sao kê của ngân hàng đối với công ty.

Tất nhiên, không công ty nào có thể ngăn chặn tất cả các sai sót, nhưng với hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp, chúng có thể được xác định và sửa chữa tương đối nhanh chóng.